Tvrdě jste pracovali, abyste si proklestili cestu tam, kde je vaše firma dnes. Aktuálně řešíte, komu svěříte své účty a přehled o vašich financích. Co tedy uděláte? Najmete si jen tak nějakého náhodného účetního, který se objeví na Googlu? Při najímání externího účetního je dobré vzít v úvahu několik věcí a je důležité, abyste si najali takového, který nabízí služby, jež potřebujete, za cenu, kterou si můžete dovolit. Abyste se při najímání externího účetního nedopustili zásadní chyby, zjistěte si před jeho výběrem tři věci uvedené níže:

1️⃣      Jaký je jeho styl komunikace, prezentace a práce? 

V první řadě načerpejte dojmy. Napište si, zavolejte, dejte si videohovor, projděte si jeho webové stránky nebo komunikaci na sociálních sítích.  Působil na vás přitom nekompetentně, u obsahu jeho webu jste tápali nebo vám padl do noty? Pokud je vám styl jeho komunikace blízký, příjemný, budete při vzájemné spolupráci ladit.

Dál si odpovězte, jestli se externí účetní při kontaktu zajímal o vaše podnikání a procesy ve firmě, uměl se vyptat na hospodářské jevy, které firma má, jestli ho zajímal rozsah účetních prací. Byl laxní nebo aktivně kladl relevantní otázky? Působil na vás důvěryhodně? Byl nepříjemně žoviální nebo příjemně uvolněný?  Jak moc se vám zdál profesionální?

Jestli jste ještě „stará škola“ 📝, ověřte si, jestli mu vyhovuje fyzická výměna dokumentů, vedení šanonů, předávání výstupů v tištěné podobě. Jste „bezpapíráci“? 💻 Pak je základem zjistit, jestli podobně smýšlí i adept na vašeho účetního, komunikuje online a vzdálená připojení, elektronické archivy a cloudy jsou pro něj samozřejmost.

2️⃣      Jaké má vzdělání, zkušenosti, časové možnosti a zázemí?

Zjistěte si o externím účetním bližší údaje. Nebude sice vaším zaměstnancem, ale i tak se vyplatí mít představu o tom, jak se dostal k účetní profesi, jak dlouho se jí věnuje, jestli je účetní činnost jeho hlavním zdrojem obživy, jakou kapacitu a zástup za sebe v případě svého výpadku vám může nabídnout….

Neméně užitečné pro vaše rozhodnutí  může být i dozvědět se o  typu jeho zákazníků, podívat se na reference, zjistit si, jestli má zkušenosti s vaším oborem.

3️⃣        Jaká je jeho forma spolupráce a jeho cenotvorba?

Klaďte důraz na to, aby váš adept na účetního neměl problém probrat s vámi smluvní záležitosti vaší spolupráce. Nejste garážovou firmou a nehledáte přece garážovou účetní evidenci bez záruk. 😊 Dal vám váš kandidát k dispozici seriózní smlouvu o spolupráci? Pozitivní signál! 😊 Zajímejte se také o to, jestli váš adept pamatuje ve smlouvě na důvěrnost informací a staví se vyrovnaně k vzájemným právům, povinnostem a sankcím. Má profesní pojištění odpovědnosti?  

V neposlední řadě by vám mělo být jasné, jak vám bude stanovena cena. 💸Umí vám to kandidát vysvětlit?  Co vše je zahrnuto v případném paušálu a které služby se budou hradit extra a za kolik? Jak se budou řešit případné více nebo méně práce?  Snažte se sami o strukturovanou poptávku, abyste si pak následně byli schopni snáze porovnat obdrženou nabídku s konkurencí.

 

Od přírody jsem skřivan, vstávám tak bez problémů v 5:30, dám si kafe a projdu si To-Do list na aktuální den. Plány, ty já ráda. 😊 To-do list, checklist, sepsané matice priorit… 😊 Na druhou stranu už vím, že se vším je potřeba pracovat i dle momentálního vývoje. Schopnost operativně se přizpůsobit je důležitá.

Když jsem byla na začátku své profesní dráhy, chvíli mi trvalo, než jsem tomu přišla na kloub a přestala mít pocity zhrzeného plánovače, teď už s tím umím pracovat a nemít pocit, že je něco špatně, že se mi rozpadá teepee, když svůj To-Do list během dne překopávám…Ostatně v účetní oblasti, kde se mění tak často předpisy, které mají dopad na moji práci, to bez flexibility fakt nejde.

 

Každá komplikace má své řešení

Na úkoly se snažím dívat pozitivně.  Baví mě vytvářet pozitivní atmosféru, pozitivní hodnoty. Vzhledem k tomu, že mám svůj náčelnický stan doma a můj osobní život se s tím pracovním docela prolíná, mi přijde, že lepší přístup není. 😊  I problémy se objevují na denním pořádku, ale každá komplikace má své řešení, a nevyřeším ji líp, když se budu hroutit nebo malovat čerta na zeď. 

Miluji tu možnost zorganizovat si den tak, že se v něm střídají osobní a pracovní činnosti.   Tak mě to baví, v takovém režimu vydržím pracovat hodně a stihnu toho skutečně dost. Na jednu stranu u mě neexistuje nic jako „typická pracovní doba“, na druhou stranu se ale práci věnuji i mimo ty běžné pracovní časy, prostě podle situace, mé nálady, potřeb klientů a rodinných plánů…

 

Cesty za klienty jsou vítaným oživením

Těším se na dny, kdy vyjíždím k zákazníkům. Práce bez lidí by mě nebavila. V dnešní době není problém vést účetnictví kompletně online, archivovat online, s klienty se setkávat online, ale rovnítko s reálnou schůzkou bych rozhodně nedělala.  Pocitově se při tom reálném setkání stále přenáší mnohem více neverbálních informací než v elektronické rovině, a vznikají bohatší komunikační situace, hlubší vzájemné naladění, lepší spontánní nápady…Pro rutinní agendu je elektronická cesta ideální, když ale řešíme třeba zavádění nového softwaru, debatujeme nad ekonomickým výhledem nebo účetním řešením nových investičních záměrů, mnohem lépe nám to jde „face to face“.

Ale svoji pracovní základnu v Kamenici bych už neměnila. Mám ráda Kamenici a její okolí. Možnost být rychle v přírodě a načerpat její energii. A ty nápady, které pak přicházejí! 😊 To je pak úplně jiná chuť  vrhnout se zase v plné síle do účetní džungle….

Občas s klienty zabrousíme i mimo ryze účetní vody a přeběhneme do administrativně-personální džungle. Třeba když se potkám s obyčejně milou a klidnou paní asistentkou, která je aktuálně zavalená žádostmi exekutorů o poskytnutí informací k zaměstnancům a celým svým tělem volá S.O.S. 😲

 

Co poradit?

1️⃣ Odpovídejte jen na to, co je exekutor oprávněn zjišťovat. Takže ztlumte v sobě potřebu puntičkářsky odpovědět na vše, na co se exekutor ptá. Nenavádím k nedbalosti, ale mnohdy si exekutor jen zkouší usnadnit život a vám ho komplikuje. 😊

2️⃣ Vyřizujte požadavky na informace, které je exekutor oprávněn zjišťovat pouze v řádně odůvodněných případech, jen když tak učinil a svoje požadavky řádně zdůvodnil.

3️⃣ Ignorujte požadavky na informace, na které by se exekutor vůbec ptát neměl nebo nemusel. A že je člověk vidí v nejedné žádosti o součinnost. Vůbec neplatí, že exekutorovu žádost musíte vyřídit v celém rozsahu, jak ji poslal.

 

Nejste si jisti, co si pod jednotlivými body představit? Tak se na to mrkneme ještě v příkladech:

 

🌴 Co je exekutor oprávněn zjišťovat:

Informace k výši vypláceného příjmu, jeho právnímu základu a k otázce, zda jsou z tohoto příjmu uspokojováni jiní věřitelé, tedy typicky:

🔴 Je se zaměstnancem uzavřena pracovní smlouva, dohoda o pracovní činnosti nebo dohoda o provedení práce?

🔴 Jak dlouho se předpokládá, že pracovní vztah potrvá?

🔴 Kolik si zaměstnanec vydělal čistého za posledního půl roku (pozor, na dobu starší by se ptát už exekutor neměl!)?

🔴 Odcházejí zaměstnanci ze mzdy ještě jiné srážky?

🔴 Jaké pořadí má exekuce spravovaná exekutorem poptávajícím součinnost?

🔴 Jaký je výplatní termín mzdy?

 

🌴  Co je exekutor oprávněn zjišťovat JEN v řádně odůvodněných případech:

🔴 Výpis všech došlých exekučních příkazů či výkonů rozhodnutí s uvedením data doručení, případně data doručení prvnímu plátci mzdy. 

🔴 Zaslání výplatních pásek či mzdového listu za určité období.

🔴 Objem pohledávek s lepším pořadím než exekuce spravovaná exekutorem.

🔴 Časový předpoklad, kdy budou prováděny srážky pro danou pohledávku.

 

🌴  Na co se exekutor často ptá, ale neměl by nebo nemusel:

Na informace, které nemáte důvod nebo dokonce nesmíte od zaměstnance zjišťovat obecně podle zákoníku práce a nejsou relevantní pro provádění srážek ze mzdy (naštěstí to se zas tak často nevidí), nebo na informace, které si je soudní exekutor schopen zjistit jiným způsobem, zejména z veřejných rejstříků a v součinnosti s orgány veřejné moci (s tím už se člověk setká v praxi setká častěji):

🔴 Dotaz na rodinné nebo majetkové poměry zaměstnance.

🔴 Jakou má SPZ zaměstnance, kterým se dopravuje do práce?

🔴 Jaká je pracovní morálka zaměstnance?

🔴 Kolik má povinný nezaopatřených dětí?

🔴 U jaké banky má zaměstnanec vedený účet, nebo ještě hůř, jaké je číslo účtu, na který zaměstnanci posíláte mzdu?

🔴 Jaké je telefonní číslo a e-mailová adresa zaměstnance?

🔴 Jaká je kontaktní adresa povinného?

 

Zajímá vás ještě něco k tématu?

 

Viděli jste film Vratné lahve? Myslíte si, že stroje můžou nahradit práci účetních? 😊

Létáme na Měsíc, transplantujeme obličeje a srdce. Jen ty faktury, zdá se, pořád kopírujeme a zakládáme po staru. Jsem pro pokrok a automatizace je podle mě budoucností účetnictví. Účetní nebudou přepisovači faktur, ale spíše partneři pro finanční plánování.

Teď zpátky na Zem 🌍.

Probíhá to obvykle nějak takhle:

1️⃣ Majitel firmy dospěje sám nebo s „boardem“ k rozhodnutí, že je na čase posunout se do 21. století a chce elektronický oběh firemních dokladů. Velké vize a hodně nadšení. Představa je, že to vykopneme a od příštího měsíce účtujeme online. 🚀

2️⃣ Úkol se lehce komplikuje, protože se ukazuje, že s tím vyvstává sto pět otázek, začíná do toho „kecat“ sto pět lidí. A zároveň není nikdo, kdo by si to chtěl vzít pod křídla, protože každý „má práce dost“.

3️⃣ Prvotní euforie je pryč, tak radši zase koupíme šanony, nebo…?

4️⃣ Co kdyby to řešil někdo mimo firmu? 💡 Někdo, kdo by se o celý proces zavedení postaral, ale koho bychom nemuseli nastálo zaměstnávat a komplikovat si personální situaci? Přání je otcem myšlenky a matkou činu.

5️⃣ Přichází hrdinka, která zachrání den. 🦸‍♀️ Externí ekonomická konzultantka. Samostatná jednotka, která sesbírá potřebné informace, zanalyzuje, jak funkčně zdigitalizovat procesy.

Promyslí, jak reálně obíhají doklady ve firmě a jestli tento proces chceme zachovat nebo změnit. Určí odpovědné osoby, u kterých se sbíhají kompetence. Zváží přínosy a náklady napojení na ERP a účetní software. Pohlídá elektronickou archivaci dat.

🌇 Superhrdinka společně s klientem spokojeně kráčí do západu slunce směrem ke světlým zítřkům.

Chcete si ušetřit čas, peníze a bolení hlavy při přechodu na digitální účetnictví?

Pomůžu Vám se zavedením automatizace účetnictví a posunu Vaši firmu do 21. století.

Jako nezávislá účetní na volné noze se pohybuji více než 5 let. A musím říct, že mě stále občas překvapí ta počáteční nedůvěra a váhání, se kterými firmy přešlapují, když zvažují spolupráci s externí účetní.

Neberu to osobně, myslím, že to souvisí se zažitou představou, kterou všichni máme. Účetní oddělení vždycky v každé firmě jelo od 7 od rána. Většinou plné zkušenějších žen – dámy potkáváte u kopírky, v kuchyňce nebo pilně ťukající u svých stolů obložené fakturami.

😲 Správná účetní prostě sedí v kanclu!

To je stejná konstanta, jako že v marketingu se pořád něco slaví nebo že v obchodu není věčně ani noha.

Představa, že účetní zvládá fakturace, řízení finančních toků nebo třeba přípravu na audit odjinud a není „pod dohledem“, je prostě pro mnoho tradičních manažerů hodně vzdálená. Covidová doba ale přinesla kromě negativ jedno zlepšení. Do té doby jasně „prezenční“ posty, pro které byl dřív home office nemyslitelný, se najednou přesunuly k zaměstnancům domů. A zjistilo se, že to vlastně jde…

Otevřelo to dveře mnoha externím profesionálům na volné noze z různých profesí a firmy zjišťují, že outsourcovat některé pozice se jim prostě vyplatí.

 

Jaké jsou výhody externí účetní?

🔴 Ušetří vám drahocenný čas, který můžete věnovat svému byznysu. Ševče drž se svého kopyta platí v tomto případě dvojnásob.

🔴 Ušetří peníze. Nemusíte poskytovat dovolenou jako zaměstnanci, platíte za odvedenou práci, ne za kafíčkaření nebo klevety v kuchyňce.

🔴 Expertní zkušenost odborníka, který zná nejnovější pravidla a legislativu a průběžně se vzdělává. Pokud najmete externistu, můžete se být jistí, že si know-how vybrušuje o další obchodní případy a klienty.

🔴 Čerstvá perspektiva člověka mimo firmu. Externí účetní nemusí být přepisovač faktur. Může být rovnocenným partnerem třeba při ekonomickém poradenství a vidí nad rámec vaší byznys bubliny.

Nevíte, jestli by externí účetnictví bylo pro vás?

Ráda vám to spočítám! 😉