Viděli jste film Vratné lahve? Myslíte si, že stroje můžou nahradit práci účetních? 😊

Létáme na Měsíc, transplantujeme obličeje a srdce. Jen ty faktury, zdá se, pořád kopírujeme a zakládáme po staru. Jsem pro pokrok a automatizace je podle mě budoucností účetnictví. Účetní nebudou přepisovači faktur, ale spíše partneři pro finanční plánování.

Teď zpátky na Zem 🌍.

Probíhá to obvykle nějak takhle:

1️⃣ Majitel firmy dospěje sám nebo s „boardem“ k rozhodnutí, že je na čase posunout se do 21. století a chce elektronický oběh firemních dokladů. Velké vize a hodně nadšení. Představa je, že to vykopneme a od příštího měsíce účtujeme online. 🚀

2️⃣ Úkol se lehce komplikuje, protože se ukazuje, že s tím vyvstává sto pět otázek, začíná do toho „kecat“ sto pět lidí. A zároveň není nikdo, kdo by si to chtěl vzít pod křídla, protože každý „má práce dost“.

3️⃣ Prvotní euforie je pryč, tak radši zase koupíme šanony, nebo…?

4️⃣ Co kdyby to řešil někdo mimo firmu? 💡 Někdo, kdo by se o celý proces zavedení postaral, ale koho bychom nemuseli nastálo zaměstnávat a komplikovat si personální situaci? Přání je otcem myšlenky a matkou činu.

5️⃣ Přichází hrdinka, která zachrání den. 🦸‍♀️ Externí ekonomická konzultantka. Samostatná jednotka, která sesbírá potřebné informace, zanalyzuje, jak funkčně zdigitalizovat procesy.

Promyslí, jak reálně obíhají doklady ve firmě a jestli tento proces chceme zachovat nebo změnit. Určí odpovědné osoby, u kterých se sbíhají kompetence. Zváží přínosy a náklady napojení na ERP a účetní software. Pohlídá elektronickou archivaci dat.

🌇 Superhrdinka společně s klientem spokojeně kráčí do západu slunce směrem ke světlým zítřkům.

Chcete si ušetřit čas, peníze a bolení hlavy při přechodu na digitální účetnictví?

Pomůžu Vám se zavedením automatizace účetnictví a posunu Vaši firmu do 21. století.

Jako nezávislá účetní na volné noze se pohybuji více než 5 let. A musím říct, že mě stále občas překvapí ta počáteční nedůvěra a váhání, se kterými firmy přešlapují, když zvažují spolupráci s externí účetní.

Neberu to osobně, myslím, že to souvisí se zažitou představou, kterou všichni máme. Účetní oddělení vždycky v každé firmě jelo od 7 od rána. Většinou plné zkušenějších žen – dámy potkáváte u kopírky, v kuchyňce nebo pilně ťukající u svých stolů obložené fakturami.

😲 Správná účetní prostě sedí v kanclu!

To je stejná konstanta, jako že v marketingu se pořád něco slaví nebo že v obchodu není věčně ani noha.

Představa, že účetní zvládá fakturace, řízení finančních toků nebo třeba přípravu na audit odjinud a není „pod dohledem“, je prostě pro mnoho tradičních manažerů hodně vzdálená. Covidová doba ale přinesla kromě negativ jedno zlepšení. Do té doby jasně „prezenční“ posty, pro které byl dřív home office nemyslitelný, se najednou přesunuly k zaměstnancům domů. A zjistilo se, že to vlastně jde…

Otevřelo to dveře mnoha externím profesionálům na volné noze z různých profesí a firmy zjišťují, že outsourcovat některé pozice se jim prostě vyplatí.

 

Jaké jsou výhody externí účetní?

🔴 Ušetří vám drahocenný čas, který můžete věnovat svému byznysu. Ševče drž se svého kopyta platí v tomto případě dvojnásob.

🔴 Ušetří peníze. Nemusíte poskytovat dovolenou jako zaměstnanci, platíte za odvedenou práci, ne za kafíčkaření nebo klevety v kuchyňce.

🔴 Expertní zkušenost odborníka, který zná nejnovější pravidla a legislativu a průběžně se vzdělává. Pokud najmete externistu, můžete se být jistí, že si know-how vybrušuje o další obchodní případy a klienty.

🔴 Čerstvá perspektiva člověka mimo firmu. Externí účetní nemusí být přepisovač faktur. Může být rovnocenným partnerem třeba při ekonomickém poradenství a vidí nad rámec vaší byznys bubliny.

Nevíte, jestli by externí účetnictví bylo pro vás?

Ráda vám to spočítám! 😉

Rekonstrukci účetnictví pravděpodobně nebudete potřebovat, pokud nehasíte opravdu velký požár. Malé ohýnky stačí vyřešit lokálně a může se jet dál. Pokud ale hoří celý les, musíte nasadit zbraně většího kalibru. Ať už jste se do situace, kdy potřebujete odborníka, dostali kvůli účetní, která nesprávně vedla agendu, nebo na vině byla ztráta dat či zcizení účetních dokladů, jedno je jasné. K nápravě vás čeká delší, zato horší cesta. Pokud chcete z téhle ožehavé situace vyváznout relativně bez ztráty kytičky, vyberte si zkušeného průvodce, který se proseká nesnadným procesem rekonstrukce účetnictví, najde cestu do bezpečí a udělá ve vašich knihách pořádek.

 

Kdy zvolit rekonstrukci účetnictví?

Jsou obvykle dva hlavní důvody, proč klienti vyhledají tuto službu. Prvním je ztráta účetních dokladů – ať již v důsledku odcizení, přírodních katastrof nebo špatným zálohováním elektronických dat. Často je na vině také nekompletní předání agendy při změně účetní firmy. Druhým případem je špatně vedené účetnictví plné významných chyb, které nelze opravit „běžným způsobem“. To znamená, že víte, že v účetní evidenci nemáte chybu v jedné operaci nebo uplatňovaném postupu, ale účetnictví celkově nerespektuje obecně závazné účetní principy.

 

Problémem může být například:

• nevíte, z jakých položek se skládají zůstatky na účtech majetku a závazků firmy,
• není jasné, jakého hospodářského výsledku firma dosahuje a jaké má správně odvádět daně,
• nejste schopni doložit bance bonitu pro poskytnutí úvěru,
• finanční úřad shledá při kontrole předloženou účetní evidenci neprůkaznou a nespolehlivou,
• účetnictví vykazuje rozpory a je neúplné.

 

Jaké jsou důsledky špatně vedeného účetnictví

Nesprávně vedené účetnictví vás může přijít draho. Zákon o účetnictví jasně vyjmenovává správní delikty, díky kterým můžete od finančního úřadu vyfasovat pokuty až ve výši 3–6 % aktiv společnosti, tedy sumy celkového majetku společnosti, zásob, pohledávek a stavu finančních prostředků. Pokud finanční úřad ve správním řízení shledá pochybení, musí firma sama dokázat, že nekrátila daně. Riziko je nejen ve finančním dopadu na společnost, ale i osobní zodpovědnosti statutárů, kteří mají povinnosti řádného hospodáře. Rekonstrukce účetnictví je v tomto případě polehčující okolností, která dokládá, že byly podniknuty všechny nezbytné kroky.

 

Jak proces probíhá?

1. Nejprve musíme udělat důkladnou analýzu. Ta nám napoví například to, zda nebude dostačující opravit vady stávajícího účetního období. Účetnictví musí respektovat kontinuitu a návaznost jednotlivých období, nejdůležitější je tedy nalézt výchozí bod, kde začít.
2. Začínáme od primárních transakcí jako jsou přijaté a vydané faktury, pokladní doklady, bankovní výpisy. Pokud neexistují původní doklady, ani kopie, pracujeme na vyžádání dokumentů od protistran. Začíná důležitá mravenčí práce, která vyžaduje aktivní spolupráci klientů, ale je jedinou cestou ke zdárnému výsledku.
3. Uklízíme nepořádek a provedeme sekundární zaúčtování, spárování dokladů a kontrolu zůstatků jednotlivých účtů.
4. Zjistíme veškeré nutné kroky, které je nutné provést po zjištění skutečného stavu účetnictví. Může být nutné doplatit zpětně daň z příjmu, zaplatit úrok z prodlení. Díky rekonstrukci účetnictví se ale můžeme vyhnout navýšení doměřené daně při dodatečné dani zjištěné daňovou kontrolou.
5. Nastavíme správné účetní operace a postupy podle platné legislativy, které zabrání podobným chybám v budoucnu.

 

Opravdu potřebuji rekonstrukci účetnictví?

Pokud si nejste jistí, „jak moc váš les hoří“ a je-li potřeba skutečně přistoupit k celkové rekonstrukci, kontaktujte mě. Vstupní konzultace zpravidla odhalí, jakým směrem bychom se měli vydat. Budu spolehlivým hasičem vašich problémů – pomohla jsem již řadě firem ze zdánlivě neprostupné účetní džungle.  Důležité je ale neváhat, začít a nenechat firmu „lehnout popelem“.